Docboard: la herramienta de gestión de documentos de Mercado Libre
Resumen
Legal Hub creó para Mercado Libre una herramienta que reúne el gran volumen de documentos legales que ingresan en la compañía, permitiendo su tratamiento y revisión de forma más organizada, rápida y eficiente. Además, automatiza muchos de los procesos involucrados en esta gestión, como la consulta a bases de datos y la elaboración de respuestas a oficios.
La necesidad
Mercado Libre recibía documentos legales (tales como demandas, denuncias y oficios judiciales) por diversas fuentes. Contaba con un proceso complejo para el tratamiento y revisión de los mismos que involucra a diversos estadios y equipos dentro de la compañía.
En este contexto, surgió la necesidad de mejorar la gestión de los mismos, asegurando una respuesta en forma más eficiente y veloz. Se buscó reducir el tratamiento manual, así como dar respuesta adecuada y en tiempo a reclamos de consumidores y requerimientos judiciales.
La solución
Se desarrolló una plataforma web que permite, en sí misma, ingresar documentos digitalizados, recuperar los que se recepcionan a través de casillas de mail y otras plataformas de notificación. Luego, son clasificados y asignados de forma semiautomática en el sistema para facilitar su gestión.
Además, la herramienta integra la funcionalidad de consultas en bases de datos y elabora respuestas a oficios con tan sólo ingresar los datos de consulta que figuran en estos. De esta forma se logra dar una respuesta veloz a requerimientos judiciales.
Beneficios
A partir de una gestión eficiente, la plataforma permitió reducir los tiempos involucrados en el proceso de gestión de reclamos, así como el margen de error en el procesamiento de documentos. Esto permite asegurar una respuesta más rápida y atinada a los reclamos de los consumidores.
La automatización que se logró en las respuestas a requerimientos judiciales permitió a la empresa colaborar de forma rápida con la justicia, reduciendo drásticamente el tiempo de respuesta a oficios y mitigando el riesgo de recibir multas.
